Con mucho regocijo y alegría sincera se celebra hoy por todo lo alto el “Día Internacional de las Secretarias”, fecha instituida en razón de reconocer los méritos de estas abnegadas trabajadoras, la mayoría de las cuales no sólo están pendientes de los mínimos detalles de sus empresas, sino que llevan con su presencia la alegría y la belleza de la mujer, para hacer más llevadero y tolerante nuestro trabajo. A ellas mil felicitaciones.
El 30 de septiembre de cada año es celebrado el Día de la Secretaria en Venezuela, personal administrativo y uno de los eslabones más importantes de la cadena empresarial porque es la puerta de entrada de un negocio, compañía o empresa.
La secretaría es aquella persona que ordena el trabajo a través de una agenda que siempre lleva consigo para pautar reuniones, entre otras actividades importantes del personal. También atiende el teléfono, recibe mensajes y tiene el deber de asistir a sus superiores.
A parte de esas bondades, esta profesional algunas veces recibe maltratos de personas que no conocen su importante labor y hasta de sus propios jefes, quienes sienten estima y cariño debido al tiempo que éstas pasan a su lado.
Es importante resaltar que ese personal realiza un valioso aunque a veces olvidado aporte de la mujer secretaria, tanto a la integración de la familia, como a la consolidación de la economía en Venezuela.
El rol cumplido por estas funcionarias con especial tesón, es el ejemplo que cada día dan aquellas secretarías que son madres y cabeza de familia, pues su trabajo es amplio y exige preparación y estudios. Ellas deben abarcar el campo de la computación, administración y en muchos casos el manejo de varios idiomas.
Gracias a ellas los jefes pueden delegar algunos aspectos tan importantes como las citas, llamadas telefónicas, cartas y archivos. Una buena secretaria siempre es la tranquilidad de sus superiores.
Secretarias y personas ajenas a la profesión concordaron en que un buen regalo en su día más que material sería un aumento de salario en reconocimiento a las funciones que a diario realizan, aunque muchos no lo quieran aceptar.
Siempre es bueno ofrecer algún tipo de incentivo material como un ramo de flores, un excelente almuerzo o una espectacular cena, para que se sientan tomadas en cuenta una vez al año.
Profesionales de alto rango
Cooperación, esfuerzo, constancia, orden, prudencia, discreción, eficiencia, dedicación y carisma son algunas de las características con las que debe contar una Secretaria para cumplir día con día la misión encomendada en la organización a la cual pertenece.
La preparación de la secretaria actual no tiene nada que ver con la de las generaciones anteriores. Antes, la secretaria era solamente una mecanógrafa, contestaba el teléfono y algunas veces llevaba la contabilidad. Hoy en día, es una profesional mucho más preparada y se ha convertido en el eje elemental de la empresa. Con los avances tecnológicos de nuestro tiempo, la secretaria tiene que hacer uso de una capacidad que décadas atrás era difícil imaginar.
Pero la tecnología no lo es todo, la secretaria correcta debe conocer a fondo su empresa y su ideología. Una buena secretaria debe capacitarse continuamente poniéndose al día en las novedades de su profesión, debe ser reservada, conocer bien a su jefe y como complemento, mantener una buena relación con él. Debe mantener la privacidad de los documentos con los que trabaja y de las conversaciones a las que tiene acceso, así como de los temas tratados en las reuniones a las que asiste. Otras cualidades que distinguen a la secretaria ideal son guardarle al jefe los secretos profesionales, conservar una actitud impersonal con jefes y clientes, pero siempre dentro de la mayor cortesía. Es importante que sea educada, sin caer en el servilismo y amable sin familiaridad. La secretaria ideal debe también cuidar su apariencia para dar una buena imagen de sí misma y por consiguiente, de su empresa.
Debe estar dotada de conocimientos técnicos como ofimática, bases de datos, localización de información y soportes de documentación, entre otros. Debe, además, poseer habilidades personales, como: saber comunicarse, conocer cuáles son las tareas específicas de los directivos, saber qué cargo desempeña su jefe en el marco de la organización, cuáles son sus responsabilidades y saber trabajar en equipo de forma eficaz e intensiva. Por estos motivos, es uno de los puestos más difíciles de seleccionar. Es vital que sepa establecer buenas relaciones personales internas y externas de la organización, que tenga conocimientos de técnicas de interrelación personal como la asertividad y debe contar con inteligencia emocional.
A estas cualidades deben sumársele el protocolo y las habilidades sociales como saber recibir una visita, presentar a un directivo, organizar reuniones, atender a las personas que asisten a la reunión que lideriza su jefe y hacer el seguimiento de los compromisos que han tomado los asistentes en esa reunión... Aquello de servir café y llamar a casa del jefe diciendo que va a llegar tarde, ha quedado muy atrás.
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